Le photocopieur fait partie des équipements dont on ne saurait se passer dans une entreprise. Malgré l’avènement de l’Internet et des solutions numériques, le photocopieur ne cesse de s’améliorer. Désormais, il copie des documents, imprime, scanne et faxe. Cependant, compte tenu de son coût d’achat très élevé, il n’est pas toujours facile de procéder à l’acquisition d’un tel équipement. La location demeure ainsi la seule alternative pour un usage ponctuel. D’ailleurs, cette solution a l’avantage d’être plus rentable que l’achat. On vous dit tout sur la location d’un photocopieur pour les entreprises.
Pourquoi opter pour la location de photocopieur pour son entreprise ?
Aujourd’hui, la location de photocopieur est très appréciée. Découvrez dans cette section les raisons pour lesquelles cette pratique est devenue célèbre. Nous pouvons retenir :
- Un entretien fait par le prestataire de location : lors de la location de photocopieur, les frais ayant rapport avec l’entretien de l’appareil sont inclus dans le contrat de location. Souvent, sur le coût réel de la location une majoration est faite. Elle en prend en compte les éventuelles pannes. Ainsi, en cas de panne après la location, il suffit de contacter le prestataire loueur pour qu’il répare ou entretienne l’appareil. Il faut dire que pour ne pas être pénalisé par les dispositions du contrat de location, le prestataire répond promptement aux besoins de réparation ;
- Un financement réduit : acheter un photocopieur peut s’avérer très cher. En plus de l’achat, il faudra financer le matériel et les fournitures. Il devient compliqué pour les entreprises (surtout jeunes) d’en acquérir. La location photocopieur amoindrit ainsi le coût. Ici, la charge financière est étalée sur une durée définie dans le contrat de location. Il n’est plus question de prendre des fonds dans la trésorerie de l’entreprise ;
- Une exonération de la TVA : La location d’un photocopieur offre un avantage fiscal. En effet, le prix de la location est compris dans les charges d’exploitation déductibles de l’entreprise. Cela permet à l’entreprise de bénéficier d’une réduction d’impôts et du montant de la taxe professionnelle. C’est une solution qui préserve la capacité d’endettement ce qui n’est pas le cas avec l’achat de l’appareil ;
- Une possibilité de tester des photocopieurs de dernière génération : La location d’un photocopieur vous permet d’essayer de nombreux modèles de machine. Ainsi, vous bénéficiez des photocopieurs les plus avancés, et les plus sophistiqués. En fonction du type de contrat de location, vous pouvez changer votre ancien appareil avec du matériel plus performant.
Quels sont les critères pour choisir une bonne machine lors de location d’un photocopieur ?
Pour faire un choix optimal de photocopieur, vous devez prendre en compte un certain nombre de critères que voici :
- les besoins ponctuels de permanents de l’entreprise ;
- le volume d’impression ;
- les attentes techniques et de qualité ;
- la vitesse et la taille ;
- les fonctionnalités et la résolution ;
- le budget.
Pour être convaincu de votre choix, il est conseillé de faire appel à un professionnel de la location de photocopieur. Il pourra vous faire un audit pour déterminer vos besoins précis.
Quels sont les différents types de contrats de location de photocopieur ?
Si vous optez pour la location de photocopieur, il est important de déterminer avec le prestataire loueur la formule du contrat qui vous convient ainsi que la capacité de votre futur photocopieur. À ce titre, vous disposez d’un large choix :
- La location de courte durée : cette formule est idéale pour couvrir un besoin ponctuel. Elle est destinée aux entreprises qui réalisent des tâches et des services spécifiques. C’est le cas par exemple des tireuses de plans pour les grands formats, des appareils hauts volumes ;
- La location de longue durée : c’est le type de contrat de location de photocopieur par défaut. La location est faite pour une période de 24, 48, 60 voire 72 mois. Avec cette formule, l’entreprise bénéficie des conditions financières avantageuses. Le seul bémol est que la gamme de matériel d’impression de l’entreprise ne suivra pas l’évolution de ses besoins. Le contrat de location est reconduit de manière tacite pour un délai de 1 an avec un préavis de 3 ou 6 mois si le client ne met pas fin au contrat ;
- La location avec option d’achat : très en vogue, cette formule permet au client de devenir propriétaire après la location d’un photocopieur. À la fin de son contrat, le prix d’achat sera calculé sur la valeur du photocopieur. Ce prix final sera déduit des mensualités location qu’il avait versées lors de la location. C’est une formule adaptée à tous les modèles de photocopieurs. Vous pouvez ainsi tester l’offre du fournisseur en avance.
