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Comment bien choisir son photocopieur ?

Comment bien choisir son photocopieur ?

Le photocopieur fait partie des équipements dont vous ne sauriez se passer dans votre entreprise. Avant de choisir le photocopieur qui vous convient, vous devez prendre en compte tous les besoins ainsi que toutes les attentes de votre entreprise. De nos jours, les photocopieurs sont quasiment tous multifonctions. Certains peuvent être reliés au réseau, tandis que d’autres font également fonction d’imprimante, de scanner ou de fax. Il offre ainsi de plus en plus de fonctionnalités et de caractéristiques techniques, ce qui peut rendre difficile votre choix. Justement ! Voyons ensemble dans cet article tous les critères à prendre en compte avant de choisir le photocopieur adapté à vos besoins.

Les différents types de photocopieurs

Les photocopieurs se déclinent en plusieurs types, selon leurs fonctions et le type de documents à reproduire. En effet, il existe :

  • Des photocopieurs basiques qui englobent les copieurs noir et blanc ou couleur. Ce type de copieur assure une fonction unique : la copie des documents.
  • Les photocopieurs plus performants ou les duplicopieurs : ce sont des appareils qui vous permettent d’imprimer un document original et de faire des copies en grand nombre de l’original.
  • Les photocopieurs plus prisés par les professionnels de la reproduction : ce sont des copieurs de haut volume, car ils permettent de reproduire en un temps record de nombreux documents en nombreux exemplaires.
  • Les photocopieurs multifonctions : ce sont des copieurs qui englobent de nombreuses fonctions et qui peuvent faire office d’imprimante, de fax, de scanner et évidemment de copie.

Photocopieur couleur ou noir et blanc ?

À part les services spécifiques, la majorité des départements d’une société peuvent se contenter de copieur noir et blanc. Ce dernier offre une rapidité et une praticité. Quant aux copieurs couleurs, ils offrent des rendus attrayants, pourtant le prix des consommables peut rapidement devenir une charge supplémentaire.

Dans ce sens, pour choisir le bon équipement, vous devez déterminer vos besoins. Pour ce faire, estimez les tâches par mois, par utilisateur ou par service ou par bureau comme suit :

  • Le nombre d’impressions couleur

Si c’est occasionnel, vous devez vous limiter à un photocopieur noir et blanc. N’oubliez pas que les impressions couleurs sont plus coûteuses que les monochromes.

  • Le nombre de copie noir et blanc
  • Le nombre d’impressions aux formats A4 et A3
  • Les besoins de vos collaborateurs

Grâce à ces informations, il sera plus facile pour vous d’estimer le volume d’impression que votre photocopieur doit réaliser.

Les techniques d’impressions

Ici, vous aurez le choix entre un jet d’encre et une impression laser.

Les photocopieurs à jet d’encre sont en général moins chers, mais leur vitesse d’impression est plus lente. En cas d’utilisation importante, leur cartouche doit être renouvelée très régulièrement et le coût augmentera. Quant aux photocopieurs couleurs, vous aurez le choix entre les cartouches monobloc ou séparées.

Pour les photocopieurs à laser, ils sont plus rapides, mais plus encombrants. Leur volume moyen d’impression tourne autour de 3 000 pages par mois. D’où le coût par page est nettement moins élevé que les copieurs à jet d’encre.

La vitesse de copie ou d’impression de pages

La vitesse peut être un critère déterminant, en fonction de vos besoins. Elle est exprimée en page par minute ou ppm et dépendra essentiellement de votre type d’utilisation ou du milieu dans lequel vous utiliserez votre machine. Pour ce faire :

  • Une vitesse de moins de 20 pages par minute sera adaptée si vous effectuez jusqu’à 3 000 copies par mois 
  • Si c’est entre 3 000 pages et 25 000 pages, optez pour un photocopieur polyvalent qui atteindra 20 à 45 ppm
  • Si c’est plus de 25 000 pages, préférez les copieurs les plus rapides, allant jusqu’à 75 ppm.

À noter :

La vitesse a un impact considérable sur le prix d’un photocopieur.